Techniki priorytetyzacji projektów

Rzeczą oczywistą jest, że organizacja realizuje jednocześnie wiele projektów. Gdy zaczyna brakować zasobów pojawia się problem wyboru projektów najważniejszych, strategicznych oraz odsunięcia na bok projektów o mniejszym znaczeniu. Jak dokonać ich priorytetyzacji? Istnieje kilka metod, które należy rozważyć:

Wymuszony ranking

Pierwsza metoda wymuszony ranking polega na sporządzeniu listy wszystkich projektów i ocenę ich przez PM-ów organizacji. Następnie wszystkie punkty są sumowane, dzięki czemu ukazuje się nam lista rankingowa projektów. W sytuacji, gdy np. 2 projekty uzyskały taką samą ilość punktów, decyduje liczba najwyższych ocen. Wadą tej metody jest fakt, że każdy z PM-ów będzie oceniał swój projekt jak najlepiej.

Technika Q-sort

Technika Q-sort oparta jest na porównywaniu projektów parami. Zaczynamy od stworzenia listy projektów, które początkowo ułożone są losowo. Porównujemy ze sobą dwa pierwsze i ten, który jest ważniejszy przesuwamy w lewo. Następnie porównujemy ze sobą projekt znajdujący się na pozycji 2 z tym na pozycji nr 3 – ważniejszy przesuwamy w lewo i tak aż do końca. Czynność powtarzamy wielokrotnie, aż dojdziemy do sytuacji, w której po lewej stronie będą projekty najważniejsze, a po prawej – te najmniej ważne. Poniższy schemat może pomóc w zrozumieniu tej techniki.

Technika MoSCoW

Inną techniką priorytetyzacji projektów jest technika MoSCoW. Technika ta wyróżnia 4 grupy projektów:

• Must – projekty, które muszą być zrealizowane, gdyż bez nich nie można będzie prowadzić biznesu (spełnienie wymogów prawnych, zapewnienie bezpieczeństwa pracownikom i zasobom firmy, zapewnienie płynności finansowej);
• Should – projekty, które powinny być zrealizowane, bo bez nich biznes ucierpi (będzie się trudniej pracowało, pogorszą się relacje z klientami);
• Could – projekty, które mogą być zrealizowane, te projekty nie wpływają wyraźnie na kondycję firmy, ale chcielibyśmy (z jakichś powodów) aby były zrealizowane;
• Won’t – projekty, które nie będą zrealizowane na dzień dzisiejszy, ale mogą być rozpatrzone w przyszłości.

Literki „o” dodano wyłącznie po to, aby nazwa techniki była możliwa do wymówienia.

Ocena punktowa i profile oceny

Ostatnia prezentowana technika to ocena punktowa i profile oceny. Przystępując do niej musimy na samym początku określić cel, który będzie podlegał ocenie. Następnie musimy zdefiniować listę kryteriów oceny (np. czas trwania projektu, koszt projektu itd.). W przypadku oceny ważonej punktowej każdemu z kryteriów przypisujemy wagę. Później dokonujemy oceny zgodnie z przyjętymi kryteriami i na koniec definiujemy ogólną ocenę. Wyniki oceny punktowej możemy przedstawić w sposób graficzny w postaci profilu oceny czyli łamanej prostej łączącej punkty oceny.

Do priorytetyzacji projektów służy również metoda DICE Framework.