Planowanie projektu
– czy warto?

W praktyce spotykamy się z licznymi obszarami planowania:

• planowanie cech produktu końcowego projektu
• planowanie jakości
• planowanie zasobów
• planowanie harmonogramu
• planowanie struktury zespołu projektowego
• planowanie kosztów
• itd.

Czy warto poświęcać czas na planowanie wszystkich obszarów? Czy jest to opłacalne?  A może lepiej po prostu zacząć robić i zobaczyć co z tego wyjdzie? Jak nie marnować naszego cennego czasu?

Plusy planowania

Planowanie daje nam większą przewidywalność, co z całą pewnością podnosi efektywność działań. Skoro wiemy co mamy robić to działamy pewnie, konkretnie i efektywnie. Planowanie pozwala nam ograniczyć ryzyko. Dzięki niemu możemy określić prawdopodobieństwo tego, co może zdarzyć się w przyszłości i zaplanować działania prewencyjne, które pozwolą nam błędów uniknąć. Możemy jasno stwierdzić, że im więcej czasu spędzimy na planowaniu tym mniej zmartwień projektowych doświadczymy.

Minusy planowania

Z drugiej strony, głównym argumentem przeciw planowaniu jest fakt, że jest ono pracochłonne, pochłania dodatkowe koszty, a do tego opóźnia rozpoczęcie prac projektowych, czyli tracimy cenny czas. Planowanie wymaga zastanowienia się i często podjęcia decyzji w momencie, gdy nie mamy jeszcze pełnej wiedzy o środowisku projektu, gdy nie ma pewności jakie cechy powinien mieć produkt końcowy i kto finalnie go wykona. Wydawać by się mogło, że planowanie ogranicza kreatywność i wiąże nam ręce.

Planować, ale odpowiednio

Co to znaczy? Zacznijmy od tego, że wyróżniamy dwa główne obszary planowania. Mamy:

• planowanie sposobu zarządzania projektem
• planowanie tego, co projekt ma wytworzyć, czyli planowanie produktu końcowego projektu

Planowanie sposobu zarządzania projektem

Aby projekt przebiegał sprawnie, a każdy wiedział jakie ma zadania do wykonania, warto zaplanować strukturę zespołu projektowego, określić role, odpowiedzialności i sposoby współpracy. Wiąże się z tym sposób komunikacji, a w szczególności ścieżki eskalacji. Dodatkowo, należy zastanowić się czy wiemy, jak radzić sobie z ryzykami, jak obsługiwać pojawiające się zagadnienia i reagować na żądania zmian. Jeśli nie mamy w firmie ustalonych procedur można tu skorzystać z podpowiedzi jakie dają metodyki zarządzania projektami.

Planowanie produktu końcowego projektu

Jeśli myślimy o planowaniu produktu, to powinniśmy rozróżnić poziomy tego planowania: od ogólnego, do bardziej szczegółowego. Planowanie całego projektu powinno odbyć się na pozimie ogólnym, plany etapów powinny być bardziej szczegółowe, a najbardziej szczegółowe powinny być plany dla najbliższych prac.

Jeśli planujemy budowę domu, to skupiamy się najpierw na jego powierzchni, ilości kondygnacji, pokoi, sposobach ogrzewania – czyli głównych elementach. Planowanie wystroju, w tym decyzje o odcieniu dywanu i modelu kanapy – możemy zostawić na później, gdy już będziemy wiedzieli jak pokój wygląda w rzeczywistości.