Analiza środowiska projektu – analiza interesariuszy
Interesariuszami można określić osoby, grupy osób czy też instytucje, których interesy związane są z projektem ze względu na możliwość oddziaływania na przebieg i skutki projektu lub oddziaływania projektu na dane osoby. Przedstawiając sprawę bezpośrednio, interesariuszami naszego projektu mogą być: użytkownicy stworzonego przez zespół projektowy produktu, sponsorzy projektu, konkurencja, różnego rodzaju instytucje, na które ma wpływ nasz projekt , media publiczne lub władze samorządowe/państwowe.
Omawiamy jeden z trzech etapów zarządzania interesariuszami, a mianowicie analizę środowiska prowadzonego przez zespół projektowy przedsięwzięcia. Interesariusze projektu w zależności od swych działań mogą być przedstawiani w sposób pozytywny (np. wspierając działania projektu) lub negatywny (uniemożliwiając zespołowi projektowemu pracę nad wykonywaniem założonego celu). Zamierzeniem przeprowadzenia analizy interesariuszy jest określenie prawdziwego, a nie administracyjnego podziału władzy w zarządzaniu prowadzonego przedsięwzięcia. Przeprowadzenie tego rodzaju analizy pozwala na zrozumienie możliwości jakie daje zespołowi pracującemu nad projektem, wprowadzenie go w życie. Opisuje ona przewidywane reakcje interesariuszy, co pozwala na rozpoznanie ryzyka, które w nomenklaturze projektowej rozumiane jest jako pozytywne lub negatywne oddziaływanie na projekt. Pozwoli to na ewentualne przygotowanie się do różnego rodzaju przeciwdziałań, co powinno być jednym z elementów zarządzania projektem.
W przeprowadzanej przez zespół analizie interesariuszy powinniśmy zadbać o rozpisanie:
- celów różnych interesariuszy,
- ich potencjalnego wkładu do projektu,
- ich silnych i słabych stron,
- sposobu współpracy z interesariuszami,
- sposobu radzenia sobie z negatywnymi interesariuszami w projekcie,
- sposobu monitorowania uczestnictwa interesariuszy w projekcie.
To tylko kilka z elementów, które zawiera analiza. Każdy zespół projektowy w prowadzonym przez siebie projekcie może wybierać elementy według potrzeb przedsięwzięcia zwracając uwagę na jego ryzyka i środowisko w jakim się znajduje. Faza definiowania projektu wraz z analizą interesariuszy musi odbyć się już na początku naszych działań, by przewidzieć różne zachowania osób oddziałujących na prowadzone przez zespół projektowy przedsięwzięcie.
Artykuł napisany na podstawie wykładu prowadzonego przez dr Bartosza Gruczę w ramach zajęć pt. „Planowanie przebiegu projektu” w Szkole Głównej Handlowej w Warszawie.